Lieferanten aus China prüfen: Die 7-Punkte-Checkliste
Wenn Sie Waren aus China beziehen möchten, sollten Sie Lieferanten aus China prüfen, bevor der erste Auftrag rausgeht. Diese Checkliste führt Sie in sieben Schritten durch die entscheidenden Prüfpunkte: Handelsregister, Referenzen, Zertifikate, Kommunikation, Muster, Qualitätskontrolle sowie Liefer- und Zahlungsbedingungen. Sie erhalten damit eine klare Entscheidungsbasis, ohne ein aufwendiges Due-Diligence-Projekt aufsetzen zu müssen.
Warum die Prüfung vor dem ersten Auftrag entscheidend ist
Der erste Auftrag legt fest, wie verlässlich ein Hersteller später Spezifikationen, Lieferzeiten und Preise einhält. Ein Blick auf die Website oder eine freundliche E-Mail reicht dafür nicht. Gehen Sie die folgenden Punkte aktiv an, fordern Sie Dokumente an und lassen Sie sich Aussagen schriftlich bestätigen. Wie Sie passende Produktionsstätten überhaupt finden und eingrenzen, beschreiben wir im Leitfaden Die richtige Fabrik finden.
1. Handelsregister und Business License prüfen
Verlangen Sie vom Hersteller die chinesische Business License beziehungsweise den Handelsregisterauszug. Das Dokument nennt Rechtsform, Gründungsdatum, eingetragenes Kapital und den genehmigten Geschäftsumfang. Prüfen Sie, ob dieser Geschäftsumfang zu den gewünschten Produkten passt, etwa Glas, Bambus, Kunststoff oder Verpackungen. Achten Sie außerdem darauf, dass Firma und Anschrift mit Rechnungskopf, Web-Auftritt und Kommunikation übereinstimmen.
2. Referenzen aus Ihrer Branche einholen
Referenzen sind besonders aussagekräftig, wenn sie aus Ihrem Segment kommen: Gastronomie, Einzelhandel, Online-Handel oder produzierender Mittelstand. Fragen Sie gezielt nach Geschäftskunden, für die der Lieferant vergleichbare Produkte fertigt. Bitten Sie um Bestätigung, welche Produkte geliefert wurden und wie die Zusammenarbeit ablief. Bereits in der Angebotsphase zeigt sich, ob ein Hersteller bereit ist, solche Auskünfte offen zu geben.
3. Zertifikate und Produktdokumente anfordern
Zertifikate sind nur so viel wert, wie ihre Prüfung hergibt. Fordern Sie Kopien mit vollständiger Norm, Zertifizierungsstelle und Geltungsbereich an. Die ISO 9001 legt international die Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme fest [1]; erst der Blick auf den Geltungsbereich zeigt, ob tatsächlich der betreffende Standort und das angebotene Produktspektrum abgedeckt sind. Wenn Sie die Produkte in der EU verkaufen möchten, müssen Sie zudem die Anforderungen der EU-Produktsicherheitsverordnung (EU) 2023/988 an Produktdokumentation und Rückverfolgbarkeit beachten [2].
Kommunikation und Musterschleife richtig nutzen
4. Kommunikation und Erreichbarkeit testen
Ein zuverlässiger Lieferant ist vor dem Auftrag erreichbar und antwortet präzise. Senden Sie deshalb eine konkrete Anfrage zu Produktdetails, Verpackung und Lieferzeit und beobachten Sie die Reaktion:
- Antwortet der Ansprechpartner auf Deutsch oder Englisch und in angemessener Zeit?
- Geht er auf Ihre Spezifikationen ein oder bleiben die Antworten allgemein?
- Fragt er aktiv nach, etwa nach Zielpreis, Stückzahl oder gewünschter Qualität?
Wenn die Kommunikation in dieser frühen Phase schleppend läuft, wird sie im Projekt kaum besser.
5. Muster vor der verbindlichen Bestellung anfordern
Bestellen Sie ein Muster, bevor Sie sich vertraglich binden. Legen Sie vorab Spezifikationen fest: Maße, Material, Farbe, Gewicht, Verpackung und Belastbarkeit. Prüfen Sie das Muster anschließend anhand dieser Liste und dokumentieren Sie Abweichungen schriftlich. Bei DEFELLAS ist ein kostenloses Muster vor einer verbindlichen Bestellung Teil des Ablaufs, damit Ihre Entscheidung auf einer echten Produktprüfung beruht.
Qualitätssicherung und Lieferbedingungen vereinbaren
6. Qualitätskontrolle schriftlich vereinbaren
Vereinbaren Sie die Qualitätskontrolle (QC), bevor der Auftrag startet. Klären Sie schriftlich, welche Prüfpunkte gelten, welche Toleranzen akzeptabel sind und wer die Ware kontrolliert. Legen Sie fest, ob eine Endkontrolle vor dem Versand im Werk stattfindet und wie Sie im Fall von Abweichungen vorgehen. Je genauer der Prüfplan, desto geringer das Risiko von Überraschungen bei der Anlieferung.
7. Incoterms, Zoll und Zahlungsbedingungen klären
Definieren Sie die Lieferbedingungen nach den Incoterms-Regeln der ICC. Sie legen fest, welche Partei Transport, Versicherung und Zollformalitäten übernimmt [3]. Klären Sie außerdem, ob der Preis alle Kosten bis zur Anlieferung enthält oder ob Zoll und Logistik separat anfallen. Bei DDP übernehmen wir auf Wunsch die Koordination der Zollformalitäten; die Zahlungsbedingungen sollten Sie ebenfalls vor dem Auftrag schriftlich fixieren.
So gehen Sie vor: Die Checkliste in der Praxis
Arbeiten Sie die Prüfung nicht nur am Schreibtisch ab, sondern fordern Sie jede Position aktiv an:
- Business License anfordern und auf Stimmigkeit von Firma, Anschrift und Geschäftsumfang prüfen.
- Referenzen aus Ihrer Branche erfragen und bestätigen lassen.
- Zertifikate wie ISO 9001 mit Geltungsbereich anfordern und verifizieren.
- Kommunikation mit einer konkreten Anfrage testen und Reaktionszeiten dokumentieren.
- Muster bestellen, gegen die Spezifikation prüfen und Abweichungen notieren.
- QC-Prüfplan inklusive Endkontrolle vor dem Versand schriftlich festlegen.
- Incoterms, Zollverantwortung und Zahlungsbedingungen schriftlich fixieren.
Wenn Sie die Lieferantenprüfung nicht selbst durchführen möchten, unterstützt Sie DEFELLAS als österreichischer B2B-Sourcing-Partner: Wir übernehmen Herstellersuche, Muster, Qualitätskontrolle, Branding sowie Transport- und Zollkoordination als begleiteten Service. Dabei bleibt es bei einem durchgängig deutschsprachigen Ansprechpartner; Vertrag und Zahlung laufen über österreichische Konten. Unsere Erfahrung aus mehr als 15 Jahren Sourcing-Praxis fließt in jeden Prüfschritt ein. Den Ablauf nach der Prüfung zeigt unsere Prozessübersicht; für ein unverbindliches Gespräch nutzen Sie die Kontaktseite.
