Konformitätserklärung für Importeure: Wer unterschreibt – und was drinstehen muss

Konformitätserklärung: Sie unterschreiben, nicht die Fabrik

Bringen Sie Produkte aus China in die EU in Verkehr, ist die EU-Konformitätserklärung Ihr eigenes Dokument. Sie stellen die Konformitätserklärung als Importeur oder Markeninhaber in alleiniger Verantwortung aus, unterzeichnen sie und haften für ihren Inhalt. Der chinesische Hersteller liefert Ihnen dazu die technischen Unterlagen – Prüfberichte, Werkstoffangaben, Zeichnungen, Risikobeurteilung –, er unterschreibt die Erklärung aber nicht. Die CE-Kennzeichnung dürfen Sie wiederum nur anbringen, wenn für Ihr Produkt ein Harmonisierungsrechtsakt der EU gilt; CE ist kein allgemeines Qualitätssiegel, sondern der sichtbare Abschluss eines geregelten Konformitätsverfahrens [1].

Wer unterschreibt was

Importeur und Markeninhaber

• Eigene Marke, eigenes Design: Sobald das Produkt unter Ihrer Marke auf den Markt kommt, übernehmen Sie rechtlich die Rolle des Herstellers und stellen die Konformitätserklärung aus.
• Handelsware ohne eigenes Label: Auch hier bleiben Sie in der EU der Ansprechpartner der Behörden und müssen die Konformität belegen können.
• Verbraucherprodukte: Die GPSR verlangt zusätzlich eine in der EU niedergelassene verantwortliche Person, die für Behörden und Kunden erreichbar ist [2].

Was der chinesische Hersteller liefert

• Technische Dokumentation: Zeichnungen, Stücklisten, Werkstoffdaten, Prüfberichte und Risikobeurteilung zum konkreten Produkt.
• Zuordnung zur Ware: Seriennummernlogik, Chargenbezeichnungen und Proben, damit Lieferung und Dokumentation zusammenpassen.
• Nicht die Erklärung selbst: Eine vom Werk nach chinesischem Muster ausgestellte Unterlage erfüllt die Anforderungen des EU-Rechts nicht automatisch.

Pflichtinhalte der Konformitätserklärung

Eine brauchbare Erklärung ist kurz, aber vollständig. Diese Angaben gehören hinein:

• Aussteller: Name und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Erklärung in alleiniger Verantwortung ausstellt.
• Produktidentifikation: Typ, Modell, Charge oder Seriennummer – eindeutig und nachvollziehbar.
• Rechtsgrundlage: die einschlägigen EU-Rechtsvorschriften sowie die angewandten Normen oder Spezifikationen.
• Erklärungssatz: die Formulierung, dass die Erklärung in alleiniger Verantwortung des Ausstellers ausgestellt wird.
• Gegebenenfalls benannte Stelle: Name, Kennnummer und Verfahren, wenn eine Konformitätsbewertung mit notifizierter Stelle erforderlich war.
• Ort, Datum, Unterschrift: Name und Funktion der unterzeichnenden Person.

Aufbewahren und vorlegen

Frist und Form

• Frist: Die Aufbewahrungsdauer ergibt sich aus dem jeweiligen Harmonisierungsrechtsakt und liegt häufig bei zehn Jahren ab dem Inverkehrbringen.
• Sprache und Form: Halten Sie Erklärung und technische Dokumentation in einer Sprache vor, die die zuständige Behörde verlangt; digital ist zulässig, solange die Unterlagen lesbar und vorlegbar bleiben.
• Zuordnung: Jede Lieferung und jede Charge muss sich der Dokumentation eindeutig zuordnen lassen.

Bei Kontrollen der Marktüberwachung

• Erstanfrage: Behörden verlangen üblicherweise zuerst die Konformitätserklärung und die technische Dokumentation, meist innerhalb einer kurzen Frist.
• Rolle des Händlers: Wer die Ware weiterverkauft, muss mitwirken, Unterlagen weiterleiten und bei Risiken die Ware vom Markt nehmen; die Marktüberwachungsverordnung (EU) 2019/1020 regelt diese Kontrollbefugnisse [3].
• Folgen ohne Nachweis: Fehlt die Erklärung, kann das Inverkehrbringen untersagt und können Maßnahmen bis zum Rückruf angeordnet werden.

Prüfliste: die ersten fünf Dokumente einer Lieferung

• 1. Konformitätserklärung: von Ihnen unterschrieben, mit Datum, Produktidentifikation und den angewandten Vorschriften.
• 2. Technische Dokumentation: Zeichnungen, Werkstoffe, Stücklisten, Risikobeurteilung – vom Werk geliefert, von Ihnen geprüft.
• 3. Prüfberichte: Laborberichte zu den relevanten Anforderungen, passend zu Werkstoff und Charge.
• 4. Kennzeichnung und Etiketten: CE-Zeichen – falls anwendbar –, Herstellerangaben, verantwortliche Person in der EU, Warnhinweise.
• 5. Ablage: ein Ordner pro Produkt mit Revisionsstand, Lieferantenzuordnung und Aufbewahrungsfrist.

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